Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả Timeboxing được nhiều người thành công áp dụng, trong đó có tỷ phú Elon Musk là mình chứng rõ ràng nhất… Bằng cách đóng gói thời gian cho từng nhiệm vụ cụ thể, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được khối lượng công việc đồ sộ của mình.
Rất nhiều người đã thử các cách quản lý thời gian khác nhau, như lập danh sách các việc cần làm hoặc viết ra lịch trình của họ vào ngày hôm trước. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, mọi người thường choáng ngợp trước danh sách công việc ấy và dường như hoàn toàn loại bỏ nó hoặc cuối cùng chỉ hoàn thành “nhiệm vụ dễ dàng hơn” trong khi bỏ qua “những việc quan trọng nhất”.
Elon Musk là một trong những người có cách quản lý thời gian vô cùng hiệu quả, ông có thể làm việc lên đến 100 giờ một tuần nhưng vẫn luôn có thể dành thời gian cho sở thích, gia đình và thể dục của mình. Làm sao vị tỉ phú này có thể quản lý thời gian và công việc của mình một cách hiệu quả như vậy?
Thực ra Elon Musk lên kế hoạch của một ngày của mình theo từng quãng thời gian nhất định cho từng công việc nhất định và mọi thứ đều được ông lên kế hoạch từ trước. Phương pháp này có tên Timeboxing và trên thực tế nó được rất nhiều người khác sử dụng để quản lý thời gian hiệu quả.
Quy luật Parkinson cho rằng “công việc sẽ giãn nở theo thời gian được giao để hoàn thành”. Điều đó có nghĩa là một công việc đơn giản mà được thực hiện trong thời gian dài cũng gây lãng phí toàn bộ thời gian đó. Do vậy, trừ khi bạn muốn dành cả một tuần để viết bản báo cáo dài 5 trang, tại sao bạn không thử phương pháp “đóng gói thời gian” timeboxing?
Timeboxing là gì?
Về cơ bản Timeboxing là hành động đặt ra những khoảng thời gian nhất định cho mỗi công việc mà bạn phải làm và thiết lập chúng vào lịch trình làm việc hàng ngày của bạn.
Lợi ích tuyệt vời mà phương pháp này mang lại cho bạn:
Vì bạn hợp nhất các nhiệm vụ với lịch trình làm việc của mình, bạn sẽ luôn nắm rõ các nhiệm vụ của mình trong ít nhất hai ngày tới hoặc đôi khi hơn thế nữa. Và do đó, bạn có thể quản lý thời gian của bạn tốt hơn nhiều.
Nếu nhiệm vụ của bạn cần sự cộng tác của đồng nghiệp khác, thì phương pháp này sẽ giúp bạn tổ chức công việc tốt hơn.
Bạn luôn có một báo cáo riêng cho mình; vào cuối mỗi tuần hoặc mỗi ngày, bạn sẽ biết chính xác mình đã hoàn thành bao nhiêu công việc.
Phương pháp này cho phép bạn làm chủ công việc hơn và kiểm soát thời gian của bạn tốt hơn để bạn có thể lập kế hoạch cho cả công việc chính thức và không chính thức tốt hơn.
Năng suất của bạn sẽ được cải thiện và phương pháp Timeboxing sẽ tạo cho bạn cảm giác tích cực hơn về nhiệm vụ và thành tích của bạn.
Theo Định luật Parkinson, công việc sẽ luôn mở rộng ra theo tổng thời gian mà bạn dành cho nó.
Ví dụ: Nếu bạn đã chỉ định hai phút để viết và gửi Email, cuối cùng bạn sẽ gửi email quan trọng đó trong hai phút. Tuy nhiên, nếu bạn có cả ngày để viết email đó thì có thể bạn sẽ mất cả ngày.
Do đó, nếu bạn áp dụng phương pháp Timeboxing, nó sẽ tự động làm cho bạn năng suất hơn.
Timeboxing là một ý tưởng quản lý thời gian xuất phát trong lĩnh vực phát triển phần mềm linh hoạt (Agile Software Development). Ý tưởng ở đây là bạn lên kế hoạch phân bổ một lượng thời gian cố định và tối đa cho một nhiệm vụ cụ thể và hoàn thành nó trong khung thời gian đã định.
Ví dụ: Bạn được sếp giao cho nhiệm vụ thiết kế các tấm moodboard trong văn phòng làm việc, bạn không muốn dành cả buổi sáng để làm điều đó. Bạn có thể đóng gói 30 phút cho việc thiết kế và buộc phải hoàn thành trong 30 phút.
Nhờ nguyên tắc rất đơn giản – thay vì lao đầu vào làm việc cho tới khi xong thì thôi, thì với timeboxing, bạn chủ động lựa chọn khoảng thời gian bạn sẽ dành cho các nhiệm vụ quan trọng – Timeboxing dần trở thành một kĩ thuật quản lý thời gian hiệu quả được nhiều người áp dụng.
Elon Musk đã áp dụng phương pháp này như thế nào?
Vào mỗi buổi sáng, Elon Musk lập kế hoạch và chỉ định mỗi khoảng thời gian nhất định cho một nhiệm vụ nhất định mà ông ấy cần phải hoàn thành. Phương pháp quản lý thời gian Timeboxing này có thể được sử dụng cho bất kỳ nhiệm vụ nào, từ việc ăn uống, viết email, lên lịch họp hoặc bất cứ điều gì bạn muốn làm vào một ngày cụ thể.
Sau đây là hướng dẫn giúp bạn có thể sử dụng “Timeboxing” để quản lý thời gian của mình:
Chia trang giấy ra làm 2 cột và cột thứ nhất là để ghi lại kế hoạch ban đầu. Sau đó, nếu kế hoạch thay đổi hay có điều gì gián đoạn trong ngày, bạn sẽ xem lại kế hoạch ở cột bên cạnh và sau đó tiếp tục công việc từ thời điểm đó.
Ước lượng thời gian cho từng kế hoạch cụ thể. Bạn cũng nên thiết lập một số khung thời gian ngắn giữa những kế hoạch đã vạch ra để giải quyết những việc xảy ra ngoài kế hoạch.
Đôi khi những việc đột xuất bạn phải giải quyết ngay lập tức và có thể nằm trong khung thời gian đã được lên kế hoạch trước cho việc khác. Trong trường hợp như vậy, khung thời gian dự phòng sẽ giải quyết được vấn đề.
Sử dụng phương pháp quản lý thời gian của Elon Musk có thể giúp bạn tăng năng suất và quản lý thời gian của mình tốt hơn nhiều khi bạn luôn có một nhiệm vụ được phân bổ cho mỗi giờ trong ngày của bạn. Bên cạnh đó, áp dụng Timeboxing cũng giúp bạn tạo danh sách nhiệm vụ hàng ngày thực tế hơn đồng thời tránh những mục tiêu không khả thi.
Tại sao Timeboxing hiệu quả?
Timeboxing là kĩ thuật quản lý thời gian hiệu quả dành cho những người hay trì hoãn.
Bằng cách đưa ra một hạn chót cụ và thường đây là những nhiệm vụ đã được lên lịch trước. Từ các cuộc họp công việc hàng tuần, các cuộc thảo luận kết quả kinh doanh cho tới các công việc thường hay bị trì hoãn như viết sách, làm việc nhà hay uống thuốc…. Timeboxing yêu cầu bạn phải đặt thời gian tự động và nhắc nhở bạn “buộc” phải hoàn thành nó.
Timeboxing cũng giúp bạn giải quyết được chủ nghĩa hoàn bảo.
Nguyên tắc của phương pháp này là bạn cần phải hoàn thành nhiệm vụ được giao. Việc hoàn thành quan trọng hơn một kết quả hoàn hảo.
Nếu bạn muốn tăng năng suất và tập trung, timeboxing là một công cụ cực kỳ hiệu quả.
Nguyên tắc hoạt động của timeboxing là bạn cần biết cách đóng gói thời gian hợp lý nhất cho các nhiệm vụ riêng biệt, điều này buộc bạn phải tập trung vào bản chất của công việc. Việc giới hạn thời gian cũng cho phép bạn làm được nhiều việc (và hiệu quả hơn) trong một ngày mà không bị ảnh hưởng bởi các nhiệm vụ xen vào giữa.
Mời các bạn đón đọc Sách – Thuật quản lý thời gian từ “Bậc thầy tư duy thành công” Brian Tracy
Cuốn sách hướng dẫn nhỏ với 21 kỹ thuật quản lý thời gian này đã được kiểm chứng trong các chiến lược kinh doanh của Brian Tracy để tiết kiệm được hai hay nhiều hơn số giờ lao động mỗi ngày nhờ:
– Xử lý tận gốc những gián đoạn bất tận như các cuộc họp, email và các cuộc gọi điện thoại.
– Xác định các kết quả quan trọng.
– Dành đủ thời gian cho những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu.
– Nhóm các nhiệm vụ tương tự nhau vào làm cùng lúc để bảo vệ sự tập trung và tận dụng tối đa từng phút.
– Vượt qua sự trì hoãn.
– Xác định những gì cần ủy quền hoặc loại bỏ.
– Sử dụng các kỹ thuật tổng kết và đánh giá chương trình để đảm bảo rằng mục tiêu quan trọng nhất của bạn được đáp ứng.
– Và… nhiều hơn nữa!
Thực hiện timeboxing như thế nào?
1. Lựa chọn nhiệm vụ phù hợp
Mặc dù timeboxing là một kĩ thuật quản lý thời gian hiệu quả, nhưng không phải nhiệm vụ nào bạn cũng có thể áp dụng kĩ thuật này. Nếu áp dụng quá nhiều có thể gây căng thẳng, ngược lại phân bổ nhiệm vụ không phù hợp có thể gây lãng phí thời gian. Bạn cần lựa chọn áp dụng timeboxing cho các nhiệm vụ phù hợp với bản thân.
Nhìn chung, timeboxing phù hợp nhất với hai kiểu nhiệm vụ sau
Các nhiệm vụ mà bạn không có động lực làm việc
VD: Bạn phải dịch một bài viết dài 5.000 từ mà chủ đề tương đối nhàm chán
Các nhiệm vụ mà bạn không muốn dành quá nhiều thời gian
VD: Bạn rất lười rửa bát, dọn dẹp nhà cửa hoặc nấu cơm hàng ngày.
2. Xác đụng mục tiêu, giới hạn thời gian
Bước tiếp theo bạn cần dự đoán thời gian hoàn thành (hay hạn chót) cho mỗi nhiệm vụ mà bạn đã lựa chọn và phân bổ thời điểm thực hiện. Một số người sẽ thêm cả địa điểm cụ thể (làm việc ở quán cà phê, ở nhà hay văn phòng).
VD: Nhiệm vụ của bạn là viết một cuốn sách 40,000 từ trong thời gian là 3 tháng. Bạn dự đoán sẽ cần phải viết (và biên tập) trung bình là 450 từ mỗi ngày (giả sử bạn không nghỉ viết ngày nào). Nhưng bạn cũng muốn giới hạn “thời gian” mỗi ngày dành cho việc viết sách, bạn cũng chạy các dự án khác cũng một lúc. Đó là khi bạn áp dụng Timeboxing – bạn ước tính sẽ viết 450 từ trong vòng 1 tiếng đồng hồ.
Sau đó bạn bắt đầu đặt đồng hồ đo lường thời gian (trên điện thoại, trên laptop, hoặc sử dụng chiếc đồng pomodoro ..) để đo thời gian bạn thực hiện một nhiệm vụ cho tới khi hoàn thành.
Vẫn áp dụng ví dụ trên, bạn đặt lịch trên google calender cho việc viết sách vào lúc 8 giờ sáng mỗi ngày, vào đúng 8 giờ sáng, bắt đầu đặt thời gian 1 tiếng và hoàn thành 450 từ.
Bước này bạn sẽ cần thực hành và tạo lập thói quen trong một thời gian để đưa ra khoảng thời gian hoàn thành chính xác so với tình hình thực tế.
Lưu ý: bạn cần trừ đi thời gian nghỉ ngơi giữa các nhiệm vụ, không nên để các timebox quá sát nhau và cho phép thời gian đóng góp có độ thở vì dự đoán bao giờ cũng có độ sai lệch so với thực tế.
3. Đánh giá và phân tích timebox
Đây là bước đơn giản nhưng bạn không nên bỏ qua. Nếu bạn hoàn thành tốt trong thời hạn được giao, hãy nghỉ ngơi một chút và chuyển sang timebox tiếp theo.
Nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn được giao, bạn sẽ có xu hướng muốn tiếp tục làm cho tới khi xong việc. Tuy nhiên, hãy tìm hiểu kĩ lí do tại sao bạn chưa hoàn thành và đánh giá vào cuối mỗi timebox. Hãy hỏi bản thân: Có phải bạn bị mất tập trung? Điều gì khiến bạn xao lãng? Bạn có thể thay đổi lịch trình cho lần tiếp theo?
3. Các công cụ sử dụng
Timeboxing là một kĩ thuật tương đối đơn giản. Bạn không cần các công cụ đặc biệt cho phương pháp này. Tất cả những gì bạn cần là Google Calender hoặc một ứng dụng thời gian biểu tương tự.
Trong Google Calender, bạn hoàn toàn có thể lên lịch, đặt thời gian cho từng nhiệm vụ giống như bạn lên lịch cho một cuộc họp.
Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ đếm thời gian để thực hiện một cách chính xác nhất. Một số người hay kết hợp Timeboxing với kĩ thuật Pomodoro để tích hợp thời gian cụ thể (một Pomodoro thường mất khoảng 25 phút cho một nhiệm vụ).
Time tracker cũng là ứng dụng thường được dùng trong kĩ thuật Timeboxing. Ứng dụng time tracker cho phép bạn giám sát kĩ càng và chính xác nhất thời gian bạn sử dụng trên máy tính/điện thoại thông qua các bản báo cáo thời gian thực. Tham khảo thêm ứng dụng miễn phí Clockify.
Mời các bạn đón đọc Sách – Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian từ New York Times Bestselling Authors
Trong một thế giới mà các thông tin liên tục được cập nhật và mỗi ngày làm việc đều giống như một cuộc chạy đua, thì tình trạng sao nhãng, mất tập trung và cạn kiệt năng lượng gần như đã trở thành một trạng thái mặc định. Nhưng bạn có buộc phải bận rộn suốt ngày suốt tháng như vậy không? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể bước ra khỏi guồng quay điên cuồng, để dành lại thời gian, sự tập trung chú ý và năng lượng của mình?
Kỹ năng quản lý thời gian không phải là một công thức cứng nhắc. Cuốn sách đưa ra nguyên tắc chung, bộ khung đơn giản và gợi ý những bí kíp có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp với lịch trình và thói quen của từng cá nhân. Bạn không nhất thiết phải sử dụng mọi mẹo trong sách, cũng không cần phải làm mọi thứ thật hoàn hảo và thành công ngay từ những ngày đầu tiên sắp xếp lại cuộc sống của mình. Hãy cứ thử nghiệm, thư giãn và tìm ra hướng đi mà bạn thấy hiệu quả nhất.
Cuốn sách này không buộc bạn phải thực hiện những điều phi thực tế như vứt bỏ điện thoại thông minh hay tuyệt đối không sử dụng mạng xã hội. Hãy nhớ, bạn không cần thay đổi hoàn toàn lối sống của mình, mà chỉ cần tạo ra những thay đổi nhỏ để giải phóng bản thân khỏi tình trạng bận rộn và liên tục mất tập trung.
Một số lưu ý khi áp dụng Timeboxing:
- Sử dụng kĩ thuật timeboxing để quản lý khối lượng công việc có thể không phù hợp với tất cả mọi người. Một số người có thể sẽ thấy khó để dừng lại khi nguồn cảm hứng đang tuôn trào, chuyển sang một nhiệm vụ khác cũng có thể là trở ngại với nhiều người.
- Một số công việc đòi hỏi chất lượng cao sẽ cần đầu tư nhiều thời gian hơn mà timeboxing khó có thể đạt được. Timeboxing khi này có thể sẽ ảnh hưởng tới chất lượng công việc vì bạn buộc phải hoàn thành nhiệm vụ trong một thời gian nhất định (thường là nhiệm vụ ngắn).
- Timeboxing một cách tiếp cận hiệu quả nhưng chỉ khi nó được sử dụng một cách phù hợp. Cân nhắc Timeboxing cho một số hoạt động yêu cầu lịch trình cụ thể trong công việc như: brainstorming, họp hàng tuần, trả lời email, gọi điện cho khách hàng…
Tổng hợp
Mời các bạn đón đọc Sách: 1 Ngày Bằng 48 Giờ – Sổ tay Quản Lí Thời Gian Hiệu Quả
Thời gian mỗi ngày của chúng ta chỉ có 24 giờ, nếu không có phương pháp quản lý hiệu quả, khoa học, bạn sẽ luôn trong tình trạng quá tải và mệt mỏi vì không xử lí hết công việc trong ngày. Những tiến bộ, sự thành công của bạn trong tương lại luôn bắt đầu từ ngày hôm nay, từ ý thức và thói quen sử dụng thời gian của chính bạn. Việc sắp xếp và phân bổ thời gian một cách khoa học sẽ giúp bạn luôn cảm thấy thoải mái và không áp lực, khiến bạn tận hưởng niềm vui sống mỗi ngày.
Với nội dung gần gũi dễ hiểu, hình minh họa sinh động, cuốn sách của tiến sĩ Bichines chỉ ra những kĩ năng quan trọng giúp bạn sử dụng quỹ thời gian hiệu quả, giải quyết tình trạng “không đủ thời gian” và những áp lực về thời gian trong Công việc và cuộc sống.
Xem thêm bài liên quan
- Học tuyệt kỹ quản lý thời gian làm việc “đỉnh cao” như tỷ phú Elon Musk: Làm việc 120 tiếng mỗi tuần mà vẫn có thời gian cho 7 người con, 3 lần kết hôn
- HLV trí nhớ của tỷ phú Elon Musk: “Giết kiến” là thói quen tỷ phú làm được, để thành công và thông minh hơn bạn nhất định cần làm được
- Tỷ phú thiên tài Elon Musk chỉ quy trình 4 bước để trở thành chuyên gia trong mọi lĩnh vực: Kiến thức tổng quát quan trọng hơn trong việc thúc đẩy sáng tạo
