Công nợ là gì? Cách theo dõi, quản lý và thu hồi công nợ hiệu quả cho các doanh nghiệp để tránh “Làm không công”

Định nghĩa công nợ đã trở nên quá quen thuộc với những người làm kinh doanh, buôn bán, một vấn đề luôn cấp thiết nhất là những thời điểm cuối năm.

1. Công nợ là gì?

Công nợ là tập hợp các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả của một doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Đây là một khái niệm chuyên ngành tương đối phức tạp. Tuy nhiên, bạn cũng có thể hiểu một cách đơn giản là khi doanh nghiệp tiến hành mua sản phẩm, hàng hoá, một dịch vụ nào đó, hoặc phát sinh thanh toán tiền trong kỳ với một cá nhân, tổ chức khác nhưng chưa thể trả tiền ngay lập tức thì được gọi là công nợ. 

Công nợ được chia thành 2 dạng như sau (sẽ được nói rõ trong mục 2):

– Công nợ phải thu
– Công nợ phải trả

2. Phân loại công nợ

2.1. Công nợ phải thu là gì?

Nợ phải thu xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ,… mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai.

Công nợ phải thu bao gồm những khoản như: Tiền bán hàng hoá, sản phẩm, doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng vẫn chưa thu được toàn bộ số tiền, những khoản đầu tư tài chính.

Ngoài những công nợ chính cần kiểm soát để đảm bảo dòng tiền của công ty thì kế toán còn theo dõi các khoản công nợ phải thu khác như: các khoản thu hộ nội bộ, tạm ứng, thu tiền bồi thường hay trừ lương nhân viên do làm mất mát hư hỏng hàng hóa…

2.2. Công nợ phải trả là gì?

Công nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ những giao dịch, sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm thanh toán cho chủ nợ bằng các nguồn lực của mình (theo VAS01)

Công nợ phải trả sẽ bao gồm những khoản phải trả cho nhà cung cấp các công cụ, dụng cụ, vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hoá… mà doanh nghiệp chưa thanh toán tiền. Các khoản công nợ phải trả khác như phải trả nội bộ, phải trả công nhân viên (tiền lương, trợ cấp), phải trả phải nộp cho nhà nước…

3. Cách quản lý công nợ trong doanh nghiệp

3.1. Quản lý công nợ phải thu

Để tránh công nợ kéo dài, gây ra những hệ luỵ với các mức độ nghiêm trọng khác nhau cho doanh nghiệp thì nhiệm vụ của kế toán công nợ là phải đảm bảo theo dõi và đối soát tốt những trường hợp này để thu đúng hạn. 

Kế toán công nợ cần theo dõi theo từng đối tượng cụ thể, riêng biệt và cần phân loại nhóm đối tượng nhằm kiểm soát công nợ hiệu quả (đối tượng nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên…)

– Doanh nghiệp cần hạch toán chi tiết từng đối tượng, từng nghiệp vụ phát sinh để có thể theo dõi hạn thanh toán và nhắc khách hàng thanh toán đúng hạn. 

– Hệ thống chứng từ cần được tập hợp đầy đủ, lưu trữ cẩn thận để đảm bảo khả năng đối chiếu và theo dõi công nợ một cách chính xác nhất, từ đó đưa ra kế hoạch thu hồi công nợ đúng thời điểm.

– Đối với các khoản nợ khó đòi, nợ quá hạn, chủ kinh doanh cần nắm được kịp thời để có thể đưa ra hướng giải quyết sớm, đảm bảo tuyệt đối quyền lợi và giảm thiểu tối đa nguy cơ thất thoát cho cửa hàng, doanh nghiệp. 

– Cần có bảng phân loại khách hàng, đánh giá và đặt ra chính sách công nợ theo từng đối tượng khách hàng, có thể gộp chung thành các nhóm.

3.2. Quản lý công nợ phải trả

Cũng giống như công nợ phải thu, doanh nghiệp cần theo dõi công nợ phải trả theo từng đối tượng,  liên tục cập nhật công nợ phải trả, đồng thời phải đối chiếu với sổ sách trùng khớp để hoàn thành việc chi trả cho đối tác.

Tất cả các công nợ được kế toán cập nhật kịp thời khi có phát sinh; định kỳ (cuối tháng, quý, năm), doanh nghiệp nên tổng hợp số liệu và đối chiếu công nợ với các đối tác để đảm bảo sự chính xác.

Đối với các khoản phải trả của nhà nước, người lao động, chủ kinh doanh cần thực hiện chi đúng thời hạn và theo đúng Luật Lao Động. 

Đặc biệt, đối với các khoản nợ phải trả chưa có hóa đơn, chủ kinh doanh và kế toán cần theo dõi riêng và cập nhật ngay khi hóa đơn về để đảm bảo quá trình hạch toán và làm báo cáo kinh doanh không xảy ra bất kỳ sai sót nào. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên lưu ý những điều sau: 

– Nên xây dựng một kế hoạch bán hàng hợp lý ngay từ đầu phù hợp với từng nhóm khách hàng và nhà cung cấp. Liên tục cập nhật tình hình, điều chỉnh, bổ sung phù hợp với tình hình thực tế. 

– Trong trường hợp chậm thanh toán, cần có những quy định rõ ràng về hạn mức công nợ, thời hạn thanh toán, các mức phạt khi chậm trễ hoặc khi khách hàng không có ý định thanh toán.

4. Kinh nghiệm theo dõi công nợ phát sinh

Doanh nghiệp nên lập sổ chi tiết công nợ theo từng đối tác để dễ dàng tổng hợp được số công nợ phải thu/phải trả với từng bên.

Đồng thời, lập bảng tổng hợp công nợ để theo dõi số dư công nợ với tất cả các đối tác. 

Theo dõi công nợ trên Excel là giải pháp đơn giản và tiết kiệm chi phí với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và siêu nhỏ.

Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm thì việc quản lý và theo dõi công nợ bằng excel còn tồn tại nhiều mặt hạn chế như:

– Khó theo dõi trong trường hợp số lượng khách hàng, nhà cung cấp lớn cần quản lý, dễ sai sót.

– Các dữ liệu được lưu thành các file riêng lẻ, độc lập do đó việc tổng hợp báo cáo thường mất nhiều thời gian và công sức của kế toán.

– Doanh nghiệp khó theo dõi được số liệu tổng hợp cuối kỳ, khó tính toán được tình hình công nợ sắp đến hạn để cân đối dòng tiền.

Tuy nhiên, ngoài cách thực hiện thủ công tất cả các thao tác trên file Excel, thì hiện nay có nhiều phần mềm công nghệ quản lý công nợ chuyên dành cho doanh nghiệp, sẽ giúp đơn giản hóa những thao tác này, giúp kế toán và chủ doanh nghiệp dễ dàng thực hiện, quan sát, kiểm tra để đưa ra những kế hoạch, kiểm soát chi phí công tác theo từng phòng ban… Nhờ vào đó để phương án giải quyết nhanh dựa vào tình hình thực tế và cân đối sao cho phù hợp.

5. Những điều lưu ý khi quản lý công nợ

Những lưu ý quan trọng đối với việc quản lý công nợ như sau:

6.1. Đối với công nợ phải thu

6.2. Đối với công nợ phải trả 

Chủ kinh doanh cần theo dõi công nợ sát sao cũng như kiểm soát chính xác hạn thanh toán của các khoản nợ để đảm bảo khả năng xoay nguồn tiền và giữ chữ tín với đối tác.

Đồng thời việc quản lý công nợ, cách tính công nợ chính xác, kịp thời để có thể đối soát công nợ nhanh chóng, trùng khớp với khách hàng cũng cực kỳ quan trọng.

Như vậy, việc tìm hiểu công nợ là gì, những phương pháp kiểm soát công nợ hiệu quả là việc rất quan trọng để quản lý hiệu quả chi phí, tránh tình trạng thâm hụt vốn và khó khăn trong việc đối soát, kiểm tra sau này, từ đó góp phần vào thành công của doanh nghiệp.

Có rất nhiều cách để quản lý công nợ, tuy nhiên với bất kỳ cách nào chủ kinh doanh cũng cần đảm bảo được khả năng lưu trữ và quản lý chứng từ cũng như hệ thống công nợ để nhắc nợ và thanh toán đúng hạn. 

Một số phần mềm và ứng dụng sẽ giúp chủ kinh doanh có thể đồng bộ toàn bộ hoạt động bán hàng và quản lý doanh thu, công nợ của cửa hàng. Điều này sẽ giúp cửa hàng có thể theo dõi được toàn bộ hoạt động kinh doanh của cửa hàng, quản lý và thanh toán, nhắc nợ đúng hạn đối với công nợ phải thu, phải trả. 

Trên đây là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần hiểu rõ về công nợ là gì cũng như những định nghĩa công nợ quan trọng khi quản lý công nợ. Hy vọng rằng những chia sẻ trên sẽ có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động quản lý công nợ. Từ đó thu hồi công nợ và thanh toán đúng hạn, đảm bảo khả năng vận hành cho cửa hàng.

12 Bí quyết thu hồi công nợ hiệu quả

Cách đây 6 tháng bạn thu hút được một khách hàng lớn và cả công ty hết sức vui mừng với thành công này. Bạn hết sức tận tụy làm việc với khách hàng, hỗ trợ nhiệt tình để giao sản phẩm tận tay người mua và vui mừng gửi hoá đơn đến khách hàng, chờ đợi mang về một khoản lợi nhuận đáng kể cho công ty.

Nhưng 30 ngày trôi qua mà bạn không nhận được hồi âm. Rồi 60 ngày, 90 ngày qua và vẫn không có động thái tích cực nào. Gánh nặng của món nợ khó đòi này bỗng chốc biến khách hàng trong mơ của bạn trở thành cơn ác mộng.

Quản lý nợ là một khâu hết sức thiết yếu đối với sự tồn tại và thành công của công ty bạn. Tuy nhiên nhiều công ty vẫn đang loay hoay tìm thời gian, nguồn lực, kỹ năng và cả cách thức hiệu quả nhất để thu hồi những khoản nợ khó đòi này.

Dưới đây là 12 bí quyết hạn chế sự dây dưa thanh toán của các khách hàng, đảm bảo dòng tiền của công ty bạn không bị tắc nghẽn bởi những nguyên nhân khó chịu này:

1. Soạn thảo một chính sách chi trả rõ ràng để hạn chế những vấn đề phát sinh: yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn và nêu rõ mức phạt khách hàng phải chịu nếu thanh toán chậm.

2. Thể hiện ngày cụ thể trong hoá đơn của bạn. Cụm  “chi trả trong vòng 30 ngày” sẽ kém khẳng định hơn cụm “hạn chót vào ngày 30/11”.

3. Thiết lập một quy trình thu hồi nợ cho công ty của bạn: Xác định rõ cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm làm việc với các khách hàng cũng như quy định rõ thời gian, cách thức cho việc gửi thư nhắc nhở hay các cuộc gọi điện thoại. Các nhân viên cần phải ý thức được tầm quan trọng của việc thu hồi nợ chứ không chỉ đơn thuần coi đó là một việc kiêm nhiệm.

4. Email hoá đơn cho khách hàng thay vì gửi qua đường bưu điện để rút ngắn được quá trình thu hồi.

5. Khi một khách hàng dùng dằng quá lâu, hãy quên việc gửi email hay thư từ nhắc nhở đi vì chúng có thể sẽ bị ném đi hoặc xoá mất. Thay vào đó hãy nhấc điện thoại lên và hẹn gặp trực tiếp để trao đổi.

6. Trước khi gọi cho khách hàng trễ hạn, bạn hãy xem lại toàn bộ lịch sử giao dịch với khách hàng này. Để các thông tin này kế bên để tham khảo ngay khi bạn đang trao đổi.

7. Phải chắc chắn bạn đang nói chuyện với người có khả năng quyết định chi trả. Nếu bạn không thể gặp trực tiếp người đó, hãy trình bày thật ngắn gọn mục đích của cuộc gọi và hạn chót thanh toán. Hãy yêu cầu người thư ký ghi chú lại thông tin cuộc gọi của bạn và xác nhận lại thông tin.

8. Luôn giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp. Đây là một giao dịch kinh doanh, bạn giao hàng và khách hàng nợ bạn tiền. Đừng la hét hay đe doạ.

9. Đòi hỏi cam kết chính xác. Đừng để khách hàng kết thúc cuộc trao đổi bằng cách thoái thác “Tôi sẽ gửi trong vài ngày tới”. Bạn phải yêu cầu con số chính xác vào một thời gian chính xác. Sau đó lập lại các cam kết để xác nhận, tránh mọi nguy cơ hiểu lầm và sau cuộc gọi gửi một email xác nhận nội dung.

10. Luôn luôn lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ của bạn với khách hàng như email, thư, cuộc gọi,… Bạn có thể cần những thứ này cho việc tranh tụng sau này.

11. Phải luôn luôn theo dõi khi khách hàng từ chối tôn trọng cam kết chi trả: Hãy yêu cầu rõ ràng là bạn muốn được thông báo nếu khách hàng không thể chi trả đúng thời hạn và xác định rõ ràng ngày bạn có thể nhận được thanh toán.

12. Thuê một tổ chức chuyên  thu nợ. Nếu đã quá hạn thanh toán 90 ngày và tài khoản nnày bị trượt giá với tỷ lệ 15%/tháng thì bạn nên yêu cầu một tổ chức chuyên thu nợ đứng ra làm việc với khách hàng này.

Theo Misa, National Federation and Independent Businesses