Thời gian là vàng. Bất kỳ ai có thể quản lý và kiểm soát tốt thời gian là đã có trong tay một kho báu lớn. Phương pháp Pomodoro sẽ giúp bạn có thêm nhiều thông tin hữu ích về cách quản lý thời gian và làm việc hiệu quả.
Làm thế nào để bạn có thể hoàn thành cả núi công việc? Hãy chia chúng thành những phần nhỏ, dễ quản lý và có thời gian nghỉ ngơi ở giữa. Đây là điều mà kỹ thuật Pomodoro làm được.
Kỹ thuật này rất phù hợp với các doanh nhân, đặc biệt là trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, phù hợp cả cho những người đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, vai trò ở cùng một thời điểm.
Pomodoro được tạo bởi doanh nhân người Italia vào những năm 1990 khi ông còn là sinh viên. Phương pháp này là chiến lược quản lý thời gian được thiết kế để tăng năng suất làm việc, với thời gian nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc.
Trong tiếng Italia, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua. Lấy cảm hứng từ việc Francesco Cirillo dùng một chiếc đồng hồ hình quả cà chua để theo dõi thời gian khi sáng tạo ra phương pháp này…
Đơn giản và dễ học, năm 2013, Pomodoro được bình chọn là phương pháp tăng năng suất tốt nhất bởi độc giả của Lifehacker, bao gồm các lập trình viên, nhà văn, luật sư, nhà quản lý, sinh viên và giáo viên.
Pomodoro hoạt động như thế nào?
Phương pháp này đỏi hỏi làm việc tập trung cao 25 phút mỗi lần (tùy từng người có thể thay đổi nhưng 25 phút là chuẩn mực). Mỗi phiên làm việc 25 phút được gọi là 1 Pomodoro. Sau mỗi Pomodoro, hãy nghỉ ngắn 3-5 phút. Hãy dừng lại ngay cả khi bạn nghĩ mình sắp hoàn tất công việc rồi. Sau mỗi 4 Pomodoro, nghỉ dài hơn từ 20 – 30 phút.
Cụ thể, có 6 giai đoạn cho kỹ thuật này:
1. Lựa chọn công việc cần hoàn thành.
2. Đặt hẹn giờ pomodoro (truyền thống là 25 phút).
3. Làm việc tập trung cho đến khi chuông hẹn giờ reo. Nếu có điều gì khiến bạn phân tâm, hãy viết lại nhưng cần quay lại việc chính ngay lập tức.
4. Sau mỗi lần chuông reo, hãy đánh dấu vào một mảnh giấy.
5. Nếu bạn có ít hơn 4 dấu, hãy nghỉ từ 3-5 phút.
6. Sau mỗi 4 Pomodoro được đánh dấu, hãy nghỉ dài hơn từ 20-30 phút. Sau đó, quay lại bước 1.
Kỹ thuật Pomodoro dạy bạn cách làm việc với thời gian bằng cách “dụ dỗ” bộ não tập trung. Bằng cách chia khối lượng công việc của bạn ra thành những phần 25 phút, công việc sẽ bớt khó khăn hơn. Nghỉ ngơi thường xuyên cũng khiến bạn không bị kiệt sức.
Jerry Pascua, một lập trình viên phần mềm nói Pomodoro giúp anh ta giảm sự mệt mỏi về tinh thần:
“Dù công việc có lớn hay nhỏ, bạn đều dành một khoảng thời gian xác định để làm. Thời gian nghỉ bạn có thể tạm nghỉ hoặc nghĩ nhanh về những điều mình sẽ làm trong bước tiếp theo. Mục tiêu là tập trung cao độ toàn bộ thời gian, dẫn đến năng suất tốt hơn.
Ví dụ, xử lý một nhiệm vụ lớn mà tôi biết sẽ mất nhiều giờ mới hoàn thành, sử dụng kỹ thuật này cho phép tôi sử dụng thời gian nghỉ để xem xét nhanh chóng tiến độ công việc”.
Paul Ignacio, Giám đốc sáng tạo tại một trong những agency lớn nhất Philippines cho biết:
“Khi bạn tập trung làm một việc trong thời gian dài, rất khó có thể phân chia thời gian. Bạn chỉ nghỉ khi cảm thấy mình muốn nghỉ ngơi. Nhưng khi có cấu trúc như Pomodoro chẳng hạn, bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung và việc nghỉ ngơi cũng thú vị hơn. Kỹ thuật này cũng giúp bạn đẩy một số việc ra sau như trả lời tin nhắn hay lướt Facebook mà chẳng hề bị phân tâm”.
Lợi ích của phương pháp quả cà chua Pomodoro
Hoàn thành được phương pháp học 25 phút Pomodoro, bạn sẽ sở hữu thêm nhiều kỹ năng và giúp bạn chạm tới những đỉnh cao mới trong cuộc đời. Một số lợi ích nhận được từ phương pháp pomodoro là:
- Tạo thói quen cố gắng để hoàn thành mọi yêu cầu của công việc trong những khoảng thời gian ngắn nhất.
- Bạn sẽ tránh được sao nhãng
- Nâng cao tinh thần, độ tập trung cho công việc, học tập
- Bạn sẽ không bị cản trở bởi những gián đoạn hoặc tìm biện pháp xử lý nó để không ảnh hưởng trực tiếp đến nhiệm vụ chính được giao.
- Bạn dễ dàng kiểm soát thời gian và tối ưu mọi công việc.
- Bạn sẽ sắp xếp mọi công việc thật khoa học qua việc giới hạn thời gian. Công việc nhanh chóng được hoàn thành.
Nhờ vậy, bạn sẽ có nhiều thời gian vui chơi, thư giãn, có nhiều thời gian cho gia đình, tận hưởng những điều kỳ diệu trong cuộc sống và có thể đóng góp nhiều điều tốt đẹp cho xã hội.
- Cân bằng những vấn đề trong cuộc sống và hình thành nên những thói quen tốt trong công việc lẫn cuộc sống.
- Giảm căng thẳng, mệt mỏi khi thực hiện công việc.
- Nâng cao nhận thức của bản thân và đút túi thêm nhiều kỹ năng giải quyết vấn đề.
Bí quyết giúp bạn áp dụng phương pháp tập trung Pomodoro hiệu quả
Cách xử lý gián đoạn khi thực hiện Pomodoro
Những vấn đề rắc rối, phiền phức luôn luôn thường trực và có thể xảy ra bất cứ khi nào trong suốt quá trình thực hiện phương pháp Pomodoro. Nó sẽ làm bạn mất tập trung và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc.
Bạn cần phải chú ý, theo dõi và xử lý nhanh chóng. Nếu những vấn đề ấy tái diễn nhiều lần, bạn nên xem lại kế hoạch làm việc của bản thân.
Cirillo đã đề xuất ra những chiến lược “inform, negotiate, schedule and call back” để giúp bạn xử lý triệt để những vấn đề phiền phức ấy.
- Inform: Thẳng thắn nói chuyện với đồng nghiệp nếu họ đã làm bạn xao nhãng khi làm việc.
- Negotiate: Thương lượng với đồng nghiệp về quãng thời gian mà bạn cần thiết để xử lý vấn đề cần giải quyết với những câu nói đơn giản như: “Anh có thể vui lòng ngồi chờ tôi tầm 10 phút được không?”
- Schedule: Lập tức lên kế hoạch follow-up.
- Callback: Trò chuyện lại với đồng nghiệp nếu bạn đã hoàn thành chỉ tiêu và chỉ thực hiện công việc khác nếu bạn đã sẵn sàng.
Tận dụng thời gian giải lao hợp lý
Bạn hãy tận dụng trọn vẹn quãng thời gian giải lao, lập tức rời khỏi ghế và hoạt động cơ thể với một số công việc như:
- Xoa bóp nhẹ nhàng phần cổ, vai, mặt, v.v
- Tập Yoga ở khu nghỉ ngơi tại công ty
- Đi lại trong văn phòng hoặc những nơi thoáng mát
- Có thể hát những bài ca yêu thích
- Tiếp thêm nước
- Uống một ly cafe giúp tỉnh táo tinh thần
- Ăn một chút hoa quả, đồ ăn nhẹ, v.v., tiếp thêm sức lực cho cơ thể
Các ứng dụng hỗ trợ tối ưu hóa phương pháp pomodoro trong công việc
1. Truy cập vào trang web http://tomato-timer.com/ để có một chiếc đồng hồ điện tử giúp theo dõi Pomodoro.
Để bắt đầu, bạn chỉ việc nhấn chọn Start. 25 phút sẽ bắt đầu trôi qua và đây là thời gian mà bạn sẽ phải tập trung hết cỡ với công việc hiện tại của mình.
Sau khi hết 25 phút, nhấn tổ hợp Alt + S để thưởng cho mình 5 phút nghỉ giải lao. Khi hết 5 phút, một khoảng thời gian 25 phút mới lại bắt đầu.
Cứ 4 lần nghỉ giao lao 5 phút như vậy thì bạn sẽ được nghỉ lâu hơn với 10 phút bằng cách nhấn Alt + L.
Bạn có thể lặp đi lặp lại vòng tuần hoàn này trong 8 tiếng làm việc tại văn phòng và bạn sẽ thấy mình làm được nhiều việc hơn nhưng lại không hề cảm thấy chán hay mệt mỏi như trước nữa.
2. Marinara Timer là ứng dụng web cho phép bạn thiết lập thời gian nghỉ giải lao và làm việc. Nhìn chung, cách sử dụng khá giống với Tomato Timer.
3. Tomighty (Win/Mac/Linux) là phần mềm đa nền tảng cho phép bạn cài đặt trên máy tính để có thể sử dụng thuận lợi hơn.
4. Pomodorable (OS X) là sự kết hợp giữa một phần mềm quản lý thời gian theo phương pháp Pomodoro và một phần mềm todo list. Với Pomodorable, bạn sẽ nắm được khi nào các công việc hoàn thành, việc gì cần làm tiếp theo và cần thiết lập bao nhiêu Pomodoro để làm xong một đầu việc.
5. Simple Pomodoro (Android) là ứng dụng theo dõi thời gian không có nhiều tùy chỉnh như các công cụ khác. Tuy nhiên, nó cũng cung cấp cho bạn các thông báo hữu ích khi đến giờ nghỉ ngơi, làm việc và nắm được bao nhiêu Pomodoro bạn đã hoàn thành trong ngày. Quan trọng hơn, Simple Pomodoro cũng tương thích với Google Tasks.
6. Focus Timer (iOS) rất lý tưởng cho iPhone và iPad. Bạn có thể tùy biến khoảng thời gian theo ý thích, âm thanh thông báo, xem lại lịch sử làm việc và ứng dụng này cũng cung cấp một hệ thống đánh giá dựa trên ngôi sao để tạo động lực cố gắng cho bạn.
LỜI KẾT
Cuối cùng, điều quan trọng cần nhớ là Pomodoro là một phương pháp tối ưu hóa năng suất làm việc, hướng đến khả năng tăng sự tập trung, tránh mệt mỏi chứ không hẳn sẽ giúp bạn quản lý thời gian.
Do vậy, bạn có thể kết hợp với các kỹ thuật khác như phương pháp Ma trận Eisenhower để có thể kiểm soát tốt hơn mọi thứ trong cuộc sống.
Một điều chắc chắn là khi mới bắt đầu, bạn sẽ gặp khá nhiều khó khăn, chẳng hạn như phải mất đến 5 hoặc 6 Pomodoro thì mới có thể làm xong một công việc hay chưa tập trung hoàn toàn.
Bởi lẽ, Pomodoro đòi hỏi sự nỗ lực từ bản thân mỗi người rất cao và chỉ thực sự tác động tới cách bạn làm việc khi có cố gắng .Tuy nhiên, nếu kiên trì áp dụng, bạn chắc chắn sẽ nhận được kết quả.
Theo Trí thức trẻ/Quản trị mạng
Xem thêm bài liên quan
- Khi cuộc sống của bạn đang bế tắc, đây là 3 lời khuyên từ tỷ phú giàu nhất mọi thời đại: Áp dụng sớm sẽ thoát nghèo thành công!
- Phương pháp Pomodoro giúp bạn hoàn thành công việc 1 ngày chỉ trong 1 giờ
- Từ bán lẻ B2C chuyển sang phân khúc khách hàng doanh nghiệp B2B: 3 rào cản thường gặp và cách giải quyết, đúc rút từ kinh nghiệm thực tế, ai làm B2B cũng cần nắm rõ để thành công