Khi sếp ở văn phòng, nhân viên ngồi quán cà phê: Làm thế nào để điều hành đội nhóm từ xa mà vẫn đảm bảo giám sát hiệu suất, quản lý nguồn lực

Nhiều người quản lý gặp khó khăn trong công việc khi điều hành từ xa. Công nghệ có thể giúp kết nối thông tin từ xa, song không đảm bảo việc giám sát hiệu suất, quản lý nguồn lực… khi bạn làm việc từ xa.

Mô hình làm việc hybrid/remote tạo điều kiện cho rất nhiều nhân viên rời xa văn phòng. Họ được tự do lựa chọn nơi làm việc của mình, từ nhà riêng, quán cà phê, bãi biển cho đến khu du lịch…

Tuy nhiên, những người quản lý lại vẫn thường xuyên có mặt tại công sở. Họ phải tham gia các cuộc họp, giải quyết giấy tờ và đảm bảo “lấp đầy” chỗ ngồi tại văn phòng với lãnh đạo cấp cao.

Ngoài ra, việc điều hành đội nhóm từ xa cũng khiến nhóm quản lý này gặp khó khăn. Một số cho biết khó kiểm soát tiến độ công việc, số khác lại mất kết nối, bị xa cách với nhân viên của mình.

Đại dịch kết thúc, mô hình làm việc từ xa thì không

Từ những cuộc trò chuyện với nhiều doanh nghiệp trên khắp thế giới, chúng tôi thấy rằng cách làm việc hybrid/remote vẫn là xu hướng với nhiều doanh nghiệp, bất chấp đại dịch đã gần như kết thúc.

Cả người lao động và người sử dụng lao động đều nhận được lợi ích từ mô hình này.

Về phía nhân sự, các số liệu cho thấy họ có thể cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn nhờ làm việc tại nhà. Nếu nhân viên phải đến văn phòng trong khi nhiệm vụ có thể thực hiện linh hoạt, họ sẽ cảm thấy giảm mức độ gắn kết và có nhiều khả năng muốn rời khỏi tổ chức.

Làm hybrid/remote cũng giúp người lao động tiết kiệm thời gian chuẩn bị áo quần, đồ dùng mỗi sáng và di chuyển đến văn phòng. Đặc biệt ở những quốc gia có điều kiện giao thông chưa mấy thuận lợi như Việt Nam, đây là một điểm cộng quan trọng.

Trong khi đó, từ phía doanh nghiệp, cấp lãnh đạo sẽ giảm thiểu được chi phí văn phòng nếu cho phép nhân sự làm việc từ xa. Họ cũng sẽ hưởng lợi khi nhân viên cảm thấy gắn kết, trung thành.

Tất nhiên, quan điểm nêu trên của chúng tôi áp dụng cho những trường hợp nhiệm vụ có thể làm từ xa; không thể áp dụng cho những công việc phải có mặt trực tiếp tại công ty, văn phòng mới có thể thực hiện.

Cái khó của quản lý

Mặc dù mô hình làm việc hybrid/remote được cho là tương lai của công sở, điều này vẫn gây khó khăn cho nhiều cấp quản lý, đặc biệt là những ai đã quen với việc điều hành đội nhóm trực tiếp.

Những thách thức có thể bao gồm:

– Khó giao tiếp và cộng tác

– Khó theo dõi, giám sát

– Khó xây dựng lòng tin, sự gắn kết và động lực nhóm

– Khó đánh giá hiệu suất và cung cấp phản hồi

– Khó quản lý nguồn lực công nghệ và cơ sở hạ tầng

– Khó tân tuyển và đào tạo.

Những khó khăn nêu trên rõ ràng gây áp lực không nhỏ đến nhà quản lý. Tuy nhiên, theo chúng tôi, văn hóa làm việc đã thay đổi, các vị sếp cần phát triển khả năng lãnh đạo để có thể thích ứng với tình hình mới.

Giải pháp ra sao?

Trước tiên, chúng ta cần phân biệt mô hình làm việc từ xa toàn thời gian (remote) và làm việc kết hợp linh hoạt (hybrid) – luân phiên văn phòng/nhà riêng.

Đối với mô hình hybrid, việc nhân viên đến công ty, gặp gỡ và tương tác với sếp, đồng nghiệp là rất quan trọng. Điều này giúp họ có sự kết nối cả về công việc và tinh thần với những cộng sự của mình.

Qua trao đổi với các doanh nghiệp trên khắp thế giới, chúng tôi nhận thấy những nơi làm việc xuất sắc hàng đầu thường áp dụng các phương pháp sau:

Ban quản lý chủ động xây dựng, củng cố văn hóa doanh nghiệp, tạo sự kết nối giữa các đồng nghiệp làm việc trên văn phòng và từ xa. Đó có thể là những cuộc gặp mặt sau giờ làm, tăng cường hỗ trợ lẫn nhau trong công việc – cuộc sống…

Họ cho phép các nhóm được chọn một ngày cùng nhau làm việc, họp và gặp gỡ trên văn phòng. Các hoạt động và sự kiện gắn kết tập thể được lên lịch vào những ngày này để tăng tương tác và kết nối đồng nghiệp.

Các công ty chuẩn bị sẵn sàng công cụ và cơ sở hạ tầng cần thiết, đảm bảo rằng dù người lao động làm việc từ xa, họ vẫn có thể thực hiện công việc một cách tốt nhất.

Làm rõ vai trò trách nhiệm của từng nhân sự; đồng thời có những buổi cập nhật tiến độ công việc giữa người giám sát và nhân viên, đảm bảo rằng công việc được đánh giá dựa trên hiệu suất.

Ban quản lý xây dựng sẵn sàng một quy trình hội nhập tân tuyển bài bản, giúp những nhân sự mới nhanh chóng làm quen và bắt nhịp với đồng nghiệp, tiến độ chung.

Nhân viên cũng cần có trách nhiệm

Chẳng có gì vô lý, bất thường khi một quản lý cảm thấy áp lực vì điều hành đội nhóm từ xa. Với cương vị dẫn dắt, họ buộc phải tìm ra giải pháp phù hợp để thích nghi với mô hình làm việc mới.

Tuy nhiên, nhân sự cũng cần có sự hỗ trợ đúng đắn nhằm phối hợp công việc nhịp nhàng với quản lý của mình. Đến hiện tại, mô hình làm việc hybrid/remote là một phúc lợi đối với nhân sự, không phải quyền lợi. Công ty hoàn toàn có thể ngừng cung cấp chế độ này mà không vi phạm quy định, pháp luật.

Lúc này, nếu muốn quản lý chấp nhận và duy trì chế độ làm việc linh hoạt, người lao động cần chứng minh mình thực sự đáng tin cậy và không lợi dụng lòng tin của sếp.

Nhân sự có thể áp dụng những cách thức dưới đây:

1. Duy trì tương tác cởi mở và minh bạch

Nhân viên cần luôn trao đổi một cách cởi mở và minh bạch với quản lý của mình. Hãy thường xuyên cập nhật về tiến độ công việc, những khó khăn và đề xuất ý tưởng mới, đồng thời tìm tới quản lý khi có nảy sinh những vấn đề cần giải đáp.

2. Hiểu những mong muốn và kỳ vọng của quản lý

Nhân sự cần dành thời gian để hiểu những mong muốn của người quản lý về mục tiêu, thời hạn hoàn thành và những tiêu chí cần đạt. Họ cũng nên làm rõ với sếp việc nào đang cần ưu tiên, đảm bảo mình đang đi đúng định hướng.

3. Tiếp cận công việc chủ động và cầu tiến

Người lao động cần chủ động trong vai trò của mình và luôn sẵn sàng hỗ trợ người quản lý. Hãy tìm hiểu những gì quản lý mong muốn, từ đó đưa ra những ý tưởng có thể hỗ trợ họ.

4. Thích nghi và linh hoạt

Hãy thể hiện khả năng linh hoạt, thích nghi nhanh với những thay đổi hoặc tình huống bất ngờ. Nhân viên cần cởi mở tiếp thu những phản hồi và sẵn sàng thay đổi cách tiếp cận khi cần thiết. Khả năng thích nghi sẽ là sự hỗ trợ đắc lực cho cả nhân sự và cấp quản lý, giúp đội nhóm vượt qua thách thức để đạt được mục đích chung.

Theo VietnamWorks