Ngày nay, việc sử dụng email đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Nhưng việc giao tiếp bằng sao cho đúng chuẩn và lịch sự thì không phải ai cũng làm được.
CÁCH ĐỂ VIẾT 1 EMAIL có FORMAT CHUYÊN NGHIỆP?
Khi bạn viết một email, tối thiểu bạn phải tuân thủ theo một format chuẩn thông thường như sau:
Người nhận: Gửi đúng người cần nhận, biết sử dụng công cụ CC và BCC (thêm người nhận thư).
Chủ đề: Chủ đề rõ ràng gắn gọn, súc tích nhất… phần này sẽ xuất hiện trong Inbox người nhận trước khi đọc email của bạn.
Nội dung:
- Lời chào: Kính gửi:… ; Chào Anh/Chị ….
- Nội dung chính: Nội dung nên gắn gọn, súc tích, trình bày rõ ràng các ý, nếu cần có thể sử dụng font chữ phù hợp như in đậm ý chính hoặc sử dụng màu sắc khác những phần text khác…
- Chữ ký: Nên có lời cảm ơn, thông tin cá nhân, đơn vị bạn để thuận lợi cho người nhận email liên hệ.
- File đính kèm: Nếu bạn định gửi File đính kèm, tuyệt đối không nên quên file đính kèm… mọi người sẽ đánh giá rất thấp về sự đãng trí này.
SỬ DỤNG EMAIL THẾ NÀO ĐƯỢC GỌI LÀ VĂN MINH, LỊCH SỰ?
Người ta thường nói “trước khi nói phải uống lưỡi bảy lần”. Cũng giống như lời nói, trước khi gửi một email phải kiểm tra thật kỹ càng. Cách thức trình bày, cách viết, thậm chí là gửi lúc nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng người khác và sau đây là một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong thư điện tử ở công sở:
- Trả lời email ngay sau khi bạn nhận được. Nếu bạn ở vào tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào? Đương nhiên là “ngay sau khi” cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất nên là trong ngày.
- Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một email phản hồi thật ngắn gọn thông báo cho người gửi: đã nhận được thư điện tử, sẽ trả lời cụ thể sau. Không nên kiệm lời cảm ơn, đặc biệt là thư bạn nhận được từ địa chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao.
- Chủ đề cần phải nhấn mạnh, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở mail. Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn mail, nên cần tránh những cách dùng chung chung và đặc biệt tránh tình huống quên nhập chủ đề.
- Những lời tốt đẹp chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng để bạn chứng tỏ thiện ý trong email (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi mail. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards…; hoặc: Cám ơn, Chúc một ngày tốt lành!…
- Câu cú email không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là thư điện tử trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn thận trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng sã (như trong chat) và nhất thiết phải viết bằng tiếng Việt có dấu.
- Viết email ngắn gọn. Mọi người ưa thích sử dụng thư điện tử vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu nó trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn.
- Reply All (Phản hồi cho tất cả những người có trong danh sách nhận Email). Nên tránh sử dụng Reply all. Ví dụ như, sếp của bạn gửi yêu cầu họp hoặc đường link đến một bài báo cho mọi người trong nhóm và bạn cần trả lời mail ấy thì hãy chỉ trả lời sếp của bạn thôi. Việc trả lời tất cả sẽ làm phiền những người khác nữa.
- Gửi đúng người nhận. Trước khi gửi một thư điện tử nên kiểm tra gửi đúng người cần nhận, đúng nội dung chưa, tránh làm phiền tới những người khác đặc biệt là khi gửi all contact (tất cả những người trong danh bạ/ sổ địa chỉ).
- Bạn là một người chuyên nghiệp, bạn biết tôn trọng bản thân bạn và cũng muốn người khác hiểu rằng bạn tôn trọng họ. Vì vậy, bạn hãy gửi một Email thể hiện được điều đó.
MỘT SỐ MẪU EMAIL THÔNG DỤNG
ĐỐI VỚI EMAIL LẦN ĐẦU GỬI CHO NGƯỜI KHÁC XIN THAM KHẢO MẪU SAU
Chủ đề: “Về việc (nêu ra công việc cụ thể nhưng ngắn gọn thôi)”
Chào chị A, (ghi tên cụ thể chứ đừng Dear anh/chị, và tuyệt đối không ghi sai tên người nhận)
Em là … đến từ (cơ quan/đoàn thể tương ứng). Em có được email này của chị do anh B bên công ty C giới thiệu (nêu ra hoàn cảnh có được thông tin liên lạc hoặc gợi nhắc người ta về dịp đã được gặp nay email liên hệ nói chuyện thêm). Em viết email này để (nêu ra công việc cần thảo luận, cụ thể hơn phần email title nhưng đừng có trình bày hết một cục chữ dày đặc ở đoạn này).
(Chấm, xuống dòng, sang ý khác. Mỗi đoạn một ý ngắn gọn thôi.)
Về việc A, ….
Về vấn đề B, …
Tuy nhiên, một khúc mắc có thể xảy ra là …
Vì vậy, em đề xuất mình có thể …
Bước tiếp theo, mong chị gửi em … . Nếu cần thêm thông tin, chị cứ nói với em hoặc có gì gấp chị có thể gọi em/trợ lý của em tại … (thêm một kênh liên lạc khác nhanh chóng hơn)
Mong sớm nhận được phản hồi của chị.
Cảm ơn chị,
(Tên)
ĐỐI VỚI EMAIL TRẢ LỜI MAIL TỪ NGƯỜI KHÁC
Gửi chị A,
Cảm ơn email của chị. Về các vấn đề mà chị đưa ra, em xin phản hồi như sau:
Về việc X, …
Về việc Y, …
Để em có thể tiến hành …, xin chị phản hồi giúp em một số điểm như sau:
1. Câu hỏi
2. Câu hỏi
Sau khi nhận được những thông tin trên từ chị, bước tiếp theo của em sẽ là …
Mong nhận được phản hồi của chị trước ngày … để kịp tiến hành … đúng hạn.
Email này có cc anh B và bạn C đến từ phòng ban … để trả lời cho chị về vấn đề X nếu chị có thêm yêu cầu. Cảm ơn chị.
Thân gửi,
(Tên)
CÁCH TRẢ LỜI EMAIL DẠNG FOLLOW-UP
Gửi chị A,
Em là … ở bên (cơ quan đoàn thể tương ứng). Em gửi chị email này xin được follow-up về việc …
Em cần chị phản hồi giúp em về vấn đề … và gửi cho em … để có thể tiến hành … trước ngày xx/xx
Email trước em đã forward phía dưới để chị tiện xem lại. File đính kèm trong email này là giấy tờ X, Y và Z.
Mong sớm nhận được phản hồi của chị.
Cảm ơn chị,
(Tên)
CHECK LIST ĐỂ DÒ LẠI EMAIL TRƯỚC KHI GỬI
- Email đã giải quyết hay nêu ra được vấn đề chính một cách rõ ràng chưa?
- Đã đưa ra cho người nhận yêu cầu hành động cụ thể cho bước tiếp theo chưa?
- Tên mọi người đã đúng chưa?
- Còn ai có trong phần cc nhưng chưa được giới thiệu?
- File cần đính kèm đã đủ VÀ ĐÚNG FILE chưa?
- Nếu có đoạn nào buộc phải copy & paste, format chữ trong mail đã được chỉnh sửa cho đồng nhất từ đầu đến cuối chưa?
- Còn lỗi chính tả nào không?
- Nếu đang nói đến vấn đề căng thẳng, có đoạn nào mình viết bị tập trung vào cảm xúc hay đổ lỗi mà chưa đưa ra được giải pháp?
Nguồn: Sưu tầm